Hóa đơn OSMS
Mỗi bộ phận sẽ được lập hóa đơn và gửi hóa đơn cho bất kỳ khoản phí UPS, USPS, dịch vụ đặc biệt hoặc phí đo lường nào cho tổng bưu phí đã phát sinh trong tháng trước của cơ quan, phòng ban hoặc bộ phận đó. Bao gồm các dịch vụ đo lường của UPS, USPS, OSMS, Indicias, Giấy phép gửi thư số lượng lớn thông qua các công ty bên thứ ba và Thư trả lời doanh nghiệp.
Đọc thêm để hiểu những gì được ghi trên hóa đơn, cách tính phí dịch vụ cho từng bộ phận và thông tin về giá cả.
Hiểu về hóa đơn
Hóa đơn bao gồm những gì?
Đến ngày 18hàng tháng, OSMS sẽ gửi hóa đơn cho mỗi đại lý về tổng số bưu phí mà đại lý đó đã sử dụng trong tháng trước. OSMS cũng sẽ bao gồm một báo cáo hiển thị tổng chi phí bưu chính theo ngân sách cơ quan hoặc mã chi phí.
Hóa đơn hàng tháng bao gồm mọi dịch vụ đo lường OSMS mà cơ quan của bạn đã sử dụng và sẽ hiển thị mọi khoản phí của UPS và USPS cũng như mọi khoản phí cho các dịch vụ đặc biệt mà cơ quan của bạn phải chịu trong tháng trước.
Nếu tổng phí bưu chính hàng tháng của một cơ quan ít hơn mười đô la cho tháng trước, hóa đơn sẽ được kết hợp với hóa đơn cho tháng tiếp theo và cơ quan đó sẽ không nhận được hóa đơn cho đến tháng tiếp theo hoặc lần tiếp theo khi tổng phí bưu chính của họ vượt quá $10.
Hóa đơn phải được thanh toán trong vòng 30 ngày.
Kết thúc năm tài chính để lập hóa đơn và thanh toán
Thông thường hóa đơn OSMS của bạn sẽ bao gồm chi phí thanh toán trong một tháng. Tuy nhiên, vào cuối năm tài chính, bạn sẽ nhận được hóa đơn có thể bao gồm thông tin thanh toán cho nửa cuối tháng 6 và toàn bộ tháng 7.
Hiểu về mã ngân sách hoặc chi phí cho hóa đơn
OSMS lập hóa đơn cho từng cơ quan bằng cách sử dụng mã ngân sách hoặc mã chi phí. Điều quan trọng là tất cả thư từ do một cơ quan hoặc bộ phận gửi đi đều phải sử dụng mã ngân sách hoặc mã chi phí của cơ quan chính xác và hợp lệ để đảm bảo OSMS lập hóa đơn và tính bưu phí theo đúng mã.
Cơ quan này có trách nhiệm gửi email cho OSMS bất cứ khi nào họ muốn thêm mã ngân sách hoặc mã chi phí. Bản cập nhật phải được nhận hai ngày trước khi lá thư đầu tiên được gửi đi.
Nếu OSMS không nhận được danh sách mã, báo cáo thanh toán hàng tháng sẽ nhóm chi phí bưu chính thành một mục cho đại lý.
Nếu gửi thư mà không có ngân sách hoặc mã chi phí hợp lệ của cơ quan trên thẻ đồng hồ bắt buộc thì bưu phí sẽ được tính vào tài khoản mặc định của cơ quan.
Làm thế nào để tìm giá dịch vụ đặc biệt và vận chuyển hàng hóa?
Xem các nguồn sau để tìm giá vận chuyển trọn gói, giá cước bưu chính và các dịch vụ đặc biệt cũng như giá cả:
- Trang Đo Bưu phí, giải thích cách bạn có thể sắp xếp để OSMS nhận thư gửi đi từ cơ quan hoặc đơn vị của tiểu bang bạn và áp dụng đo bưu phí, giúp bộ phận của bạn tiết kiệm thời gian và tiền bạc
- Trang Dịch vụ USPS, liệt kê các dịch vụ và giá cả của Dịch vụ Bưu chính Hoa Kỳ
- Trang Gói hàng UPS, liệt kê các dịch vụ UPS và giá cả để gửi gói hàng
Thông tin thanh toán DGS
Thực hiện Thanh toán: DGS_AR@dgs.virginia.gov
Nhận Thanh toán: rr-DGS.APInvoices@dgs.virginia.gov