FOIA

Quyền và trách nhiệm

Đạo luật Tự do Thông tin của Virginia (FOIA) đảm bảo cho công dân của Khối thịnh vượng chung và đại diện của phương tiện truyền thông quyền truy cập vào hồ sơ công khai do các cơ quan công, viên chức công và nhân viên nhà nước nắm giữ. Hồ sơ công khai là bất kỳ văn bản viết hoặc bản ghi âm nào _ bất kể là hồ sơ giấy, tệp điện tử, bản ghi âm thanh hoặc video hoặc bất kỳ định dạng nào khác _ được chuẩn bị hoặc sở hữu bởi, hoặc do một cơ quan công hoặc các viên chức, nhân viên hoặc đại lý của cơ quan này nắm giữ trong quá trình giao dịch công việc. Mọi hồ sơ công khai đều được coi là công khai và chỉ có thể được giữ lại nếu có miễn trừ theo luật định cụ thể.

Mục đích của FOIA là nâng cao nhận thức của mọi người về các hoạt động của chính phủ. Để thúc đẩy chính sách này, FOIA yêu cầu luật phải được diễn giải theo hướng tự do, có lợi cho việc tiếp cận và bất kỳ miễn trừ nào cho phép giữ lại hồ sơ công khai phải được diễn giải theo hướng hẹp.

Quyền FOIA

Công dân có thể yêu cầu kiểm tra hoặc nhận bản sao hồ sơ công khai hoặc cả hai. Công dân có thể yêu cầu ước tính trước bất kỳ khoản phí nào cho các hồ sơ được yêu cầu. Nếu một công dân tin rằng quyền FOIA của họ đã bị vi phạm, họ có thể nộp đơn lên tòa án quận hoặc tòa án liên bang để buộc tuân thủ FOIA.

Yêu cầu hồ sơ từ Sở Dịch vụ Tổng hợp

Hồ sơ có thể được yêu cầu bằng Bưu điện Hoa Kỳ, fax, e-mail, trực tiếp hoặc qua điện thoại. FOIA không yêu cầu yêu cầu bằng văn bản. Người yêu cầu không phải tham khảo FOIA để yêu cầu tài liệu. Từ góc độ thực tế, Sở Dịch vụ Tổng hợp có thể yêu cầu được đưa ra bằng văn bản để đảm bảo có một tuyên bố rõ ràng về loại hồ sơ được yêu cầu và để giảm khả năng hiểu lầm yêu cầu.

Yêu cầu phải xác định các hồ sơ mà công dân đang tìm kiếm với tính cụ thể hợp lý ". " Đây là một tiêu chuẩn thông thường. Nó không đề cập đến hoặc giới hạn khối lượng hoặc số lượng bản ghi. Yêu cầu phải đủ cụ thể để các hồ sơ được xác định và định vị.

Yêu cầu phải yêu cầu hồ sơ hoặc tài liệu hiện có. FOIA cho phép các hồ sơ hiện có được kiểm tra hoặc sao chép. Nếu bản ghi không tồn tại, theo FOIA, Bộ Dịch vụ Tổng hợp không bắt buộc phải tạo bản ghi.

FOIA áp dụng cho hồ sơ và tài liệu; nó không áp dụng khi đặt câu hỏi chung về công việc của Bộ Dịch vụ Tổng hợp.

Bộ Dịch vụ Tổng hợp có thể cần làm rõ thông tin được yêu cầu. Vui lòng cung cấp thông tin liên lạc phù hợp trong trường hợp yêu cầu thông tin cần làm rõ.

Để yêu cầu hồ sơ từ Bộ Dịch vụ Tổng hợp, hãy gửi yêu cầu cụ thể của bạn cùng với địa chỉ gửi thư tới:

Địa chỉ gửi thư:

Attn: Yêu cầu FOIA
Bộ Dịch vụ Tổng hợp
1100 Bank Street, Suite 420
Richmond, VA 23219

Địa chỉ email:

FOIA_DGS@dgs.virginia.gov

Trong dòng tiêu đề email, vui lòng ghi ít nhất những thông tin sau: Yêu cầu FOIA

Điện thoại: (804) 786-3311

Hội đồng tư vấn về tự do thông tin sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc của bạn về FOIA. Bạn có thể liên hệ với Hội đồng qua email foiacouncil@leg.state.va.us hoặc qua điện thoại tại (804) 225-3056 hoặc [miễn phí]: (866) 448-4100.

Trách nhiệm của Sở Dịch vụ Tổng hợp trong việc Phản hồi Yêu cầu

Bộ Dịch vụ Tổng hợp phải trả lời yêu cầu của bạn trong vòng năm ngày làm việc kể từ ngày nhận được. Ngày thứ nhất là ngày sau khi nhận được yêu cầu. Khoảng thời gian năm ngày không bao gồm cuối tuần hoặc ngày lễ.

Sở Dịch vụ Tổng hợp có thể yêu cầu cung cấp tên và địa chỉ hợp pháp của người yêu cầu. Người yêu cầu không bắt buộc phải nêu lý do tìm kiếm hồ sơ trước khi Sở Dịch vụ Tổng hợp phản hồi.

Trong thời hạn phản hồi năm ngày, Bộ Dịch vụ Tổng hợp phải đưa ra một trong những phản hồi sau:

• Các hồ sơ được yêu cầu sẽ được cung cấp đầy đủ.
• Mọi hồ sơ được yêu cầu đều bị giữ lại vì chúng thuộc diện miễn trừ theo luật định cụ thể. Phản hồi từ Bộ Dịch vụ Tổng hợp sẽ trích dẫn phần cụ thể của Bộ luật Virginia cho phép giữ lại hồ sơ.
• Một số hồ sơ được yêu cầu đã được cung cấp, nhưng một số hồ sơ khác đang bị giữ lại. Toàn bộ hồ sơ không được giữ lại nếu chỉ có một phần được miễn trừ. Hồ sơ có thể được biên tập lại và chỉ giữ lại một phần. Phản hồi từ Bộ Dịch vụ Tổng hợp sẽ trích dẫn phần cụ thể của Bộ luật Virginia có chứa miễn trừ.
• Không thể tìm thấy hồ sơ được yêu cầu tại Sở Dịch vụ Tổng hợp hoặc hồ sơ không tồn tại. Tuy nhiên, nếu Bộ Dịch vụ Tổng hợp biết rằng một cơ quan công khác có hồ sơ được yêu cầu, phản hồi sẽ bao gồm thông tin liên hệ của cơ quan công khác đó.

Nếu thực tế không thể phản hồi yêu cầu trong vòng năm ngày, Bộ Dịch vụ Tổng hợp sẽ nêu rõ điều này bằng văn bản và giải thích các điều kiện khiến việc phản hồi trở nên không thể thực hiện được. Điều này sẽ cho phép có thêm bảy ngày làm việc để trả lời yêu cầu, giúp Bộ Dịch vụ Tổng hợp có tổng cộng 12 ngày làm việc để trả lời.

Nếu yêu cầu quá rộng và hồ sơ không thể được cung cấp trong vòng 12 ngày mà không làm gián đoạn trách nhiệm của tổ chức, Bộ Dịch vụ Tổng hợp sẽ liên hệ với người yêu cầu để thống nhất về khoảng thời gian hợp lý để cung cấp hồ sơ. Nếu không đạt được thỏa thuận, Bộ Dịch vụ Tổng hợp có thể yêu cầu tòa án gia hạn thời gian để trả lời.

Chi phí

Cơ quan công có thể tính phí hợp lý nhưng không vượt quá chi phí thực tế phát sinh khi truy cập, sao chép, cung cấp hoặc tìm kiếm hồ sơ theo yêu cầu. Không một cơ quan công nào được áp dụng bất kỳ khoản phí hoặc chi phí trung gian, phí ngoài luồng hoặc phí thặng dư nào để bù đắp chi phí chung liên quan đến việc tạo hoặc lưu giữ hồ sơ hoặc thực hiện hoạt động kinh doanh chung của cơ quan công. Bất kỳ khoản phí sao chép nào do bộ phận này tính sẽ không vượt quá chi phí sao chép thực tế.

Tất cả các khoản phí cung cấp hồ sơ được yêu cầu phải được ước tính trước như được quy định trong tiểu mục F của § 2.2-3704 của Bộ luật Virginia. Nếu yêu cầu ước tính có giá cao hơn $200 cho cư dân Virginia hoặc thành viên truyền thông, hoặc $50 cho người yêu cầu ngoài tiểu bang, sẽ cần đặt cọc với số tiền ước tính đầy đủ trước khi tiếp tục yêu cầu. Thời gian trả lời yêu cầu không bao gồm thời gian từ khi yêu cầu đặt cọc và phản hồi của người yêu cầu.